Ett 010-nummer ger verksamheten en fast adress utåt – men du behöver inte sitta vid en telefon på ett kontor för att svara. Med rätt uppsättning kan samtalen i stället landa i medarbetarnas mobiler. Här går vi igenom vad 010-nummer är, hur kopplingen till mobil fungerar i praktiken, och vad du bör kontrollera innan du väljer lösning.

Vad är ett 010-nummer?

010-nummer är en nummerserie i den svenska nummerplanen, avsedd för företag och organisationer snarare än för privatpersoner. Numret är tiosiffrigt och börjar alltid med 010.

Tre egenskaper brukar lyftas fram:

• Inte knutet till en plats. Till skillnad från ett 08- eller 031-nummer signalerar 010 inte var i landet verksamheten finns.
• Inte knutet till en person. Numret tillhör verksamheten, inte en enskild anställd.
• Kan användas i flera kanaler. Beroende på leverantör går numret ofta att använda för samtal och ibland även för andra tjänster.

Nummerserien förvaltas inom ramen för den svenska nummerplanen. Exakta villkor för tilldelning och användning förändras över tid – kontrollera aktuella regler hos PTS innan du ansöker, och läs avtalsvillkoren hos den leverantör du väljer.

Så fungerar kopplingen till mobil

Själva principen är enkel: 010-numret är adressen utåt, mobilen är en av flera platser där samtalet kan landa. Kopplingen görs i en telefonitjänst eller växel – inte i telefonen.

Vanliga varianter:

• Direkt vidarekoppling. Alla samtal till 010-numret ringer vidare till en mobil. Enkelt, men alla samtal hamnar hos samma person.
• Växel med meny. Den som ringer får en meny eller hänvisas till rätt avdelning innan samtalet kopplas vidare till en mobil.
• Ringgrupp. Flera mobiler ringer samtidigt eller i turordning, så att någon alltid svarar.
• Tidsstyrning. Olika mål dagtid, kvällstid och helg.

Vad som är möjligt beror på leverantören. Be om en genomgång av vilka funktioner som ingår i just den tjänst du tittar på, och vilka som kostar extra.

Skillnaden mot mobilnummer och fasta nummer

Mot vanliga mobilnummer:

• Mobilnumret är personligt och följer en person, inte verksamheten.
• Vid personalomsättning behöver kunder inte byta nummer.
• Företaget slipper exponera anställdas personliga nummer i annonser och på webbplatser.
• Numret kan hanteras centralt – loggar, öppettider och regler ligger hos verksamheten.

Mot fasta nummer:

• Ett fast nummer är knutet till en plats eller ett område. Flyttar verksamheten kan numret behöva bytas eller omdirigeras.
• 010-numret är platsneutralt och fungerar lika bra om medarbetarna sitter hemma, på kontoret eller på resande fot.
• Fasta nummer kan uppfattas som mer lokala. 010 uppfattas oftast som ett företagsnummer utan geografisk hemvist.

Mot andra företagsnummer: 020-nummer är i regel avgiftsfria för den som ringer, medan 010-nummer normalt debiteras enligt vanlig samtalskostnad. Vilket som passar beror på om du vill att kunder ska kunna ringa gratis. Kontrollera aktuella samtalspriser hos respektive operatör – de kan skilja sig mellan abonnemang.

Steg för steg: från val av nummer till första testsamtalet

1. Bestäm hur numret ska användas. Innan du skaffar numret, svara på:

• Ska numret vara ett huvudnummer för hela verksamheten, eller ett per avdelning?
• Behöver du flera nummer i samma serie, till exempel för sälj och support?
• Ska numret synas i annonser, på webbplats och i e-postsignaturer?
• Finns krav på att kunna ta emot samtal utanför kontorstid?

Skriv ner svaren. Det gör valet av tjänst betydligt enklare.

2. Skaffa numret och koppla vidare.

1. Bestäm vilken leverantör som ska hantera numret och telefonitjänsten.

2. Kontrollera att numret är ledigt och att du får behålla det så länge avtalet gäller.

3. Lägg upp vidarekopplingen till mobil – direkt eller via växel.

4. Ring numret från en annan telefon och verifiera att rätt mobil ringer.

5. Testa även upptaget-läget, röstbrevlådan och vad som händer om mobilen är avstängd.

Gör gärna testet från flera olika operatörer, eftersom samtalsflödet kan se olika ut beroende på varifrån man ringer.

Regler för vidarekoppling, uppföljning och vad du bör verifiera

En vidarekoppling utan regler blir snabbt rörig. Bestäm i förväg:

• Öppettider. Vilka tider ska samtal kopplas till mobil, och vad händer utanför dem?
• Turordning. Ska samtalet gå till en person, en grupp eller en kö?
• Vid uteblivet svar. Efter hur lång tid ska samtalet gå vidare – och till vem?
• Röstbrevlåda. Ska den ligga hos växeln eller hos mobilen? Välj en, inte båda, så att meddelanden inte hamnar på två ställen.
• Eskalering. Vad gör den som ringer om ingen svarar alls?

Dokumentera reglerna och uppdatera dem när organisationen förändras.

När numret är i drift är det värt att följa upp hur många samtal som kommer in, när på dygnet de kommer, hur stor andel som besvaras och hur länge den som ringer får vänta. Det gör det lätt att motivera en förändring – och att se om den fick effekt.

Verifiera innan du väljer lösning:

• Villkor för numret. Får du behålla numret om du byter leverantör?
• Kostnader. Vad kostar tjänsten, och tillkommer avgifter per samtal eller per nummer?
• Funktioner. Ingår kö, tidsstyrning, inspelning och statistik – eller kostar de extra?
• Tillgänglighet. Går numret att ringa från utlandet? Stöds SMS till numret?
• Drift och support. Vad händer om tjänsten ligger nere, och vem svarar när det strular?

Ställ frågorna skriftligt så att du har svaren kvar den dag något inte fungerar som tänkt.

Sammanfattning och nästa steg

Ett 010-nummer ger verksamheten ett stabilt nummer som inte hänger på en enskild person eller en fysisk adress – och med rätt uppsättning kan samtalen landa direkt i medarbetarnas mobiler. Nyckeln är att bestämma reglerna först, testa flödet ordentligt och först därefter sätta numret i annonser och på webbplatser.

Hos Menodi får du hjälp hela vägen: vidarekoppling till mobil, en evidensbaserad uppsättning av växel och samtalsflöden, samt löpande revisioner så att numret fortsätter fungera när verksamheten växer. Det kostar 795 kr/mån.