Som nyföretagare är tiden knapp. Här får du förslag på hur du kan strukturera telefonen så att den inte stjäl tid från arbetet.
Innehåll
Bestäm vilka samtal som måste besvaras direkt
Börja med att lista de samtalstyper du får. Exempel: nya kundförfrågningar, bokningar, supportärenden, fakturafrågor och leverantörskontakter. Avgör vilka som kräver omedelbart svar och vilka som kan vänta till en fast telefontid.
Ett vanligt misstag är att försöka svara på allt. Genom att sortera i förväg kan du minska stressen och bli mer professionell i de samtal som verkligen betyder något.
- Lista dina vanligaste samtalstyper.
- Markera vilka som är akuta respektive kan vänta.
- Bestäm fasta tider för uppföljning.
Skapa en enkel samtalsrutin för de vanligaste ärendena
För varje samtalskategori kan du förbereda en kort checklista. Det gör att du snabbt kan fånga upp information och hänvisa rätt, även när du är mitt i ett annat arbete.
Exempel: När en ny kund ringer om en offert, notera namn, telefonnummer, vad de behöver och när de vill ha svar. Lova att återkomma inom en rimlig tid – och håll det.
- Skriv ned tre standardfrågor för varje ärendetyp.
- Använd röstmemo eller anteckningsapp för att snabbt spara info.
- Bekräfta alltid nästa steg och tidsram.
Använd röstbrevlåda och sms på ett smart sätt
En inspelad brevlåda kan fånga upp samtal när du inte kan svara, men bara om den används rätt. Ett otydligt meddelande skapar mer arbete. Se till att ditt brevlådemeddelande är kort och säger vad som händer efter att kunden lämnat sitt ärende.
Ett komplement är att be kunden skicka ett sms med sitt ärende. Då har du informationen skriftligt och kan svara när du har tid. Tänk på att inte lova mer än du kan hålla.
- Spela in ett tydligt brevlådemeddelande.
- Be kunden lämna namn, nummer och ett kort ärende.
- Överväg att erbjuda sms som alternativ kanal.
Överväg en samtalslösning som passar dina behov
Om samtalen tar för mycket tid kan du överväga någon form av samtalslösning, till exempel en digital tjänst. Innan du väljer bör du själv definiera vilka samtal som ska hanteras och hur de ska följas upp.
Förbered egna exempelsamtal som liknar dina vanligaste ärenden och gå igenom dem i lugn och ro. Utvärdera om lösningen passar dina behov innan du bestämmer dig.
- Definiera vilka samtal som ska hanteras.
- Testa med egna exempelsamtal.
- Kontrollera att lösningen passar dina befintliga rutiner.
Bygg en enkel uppföljningsrutin
Att missa ett samtal är inte hela världen – att inte följa upp är värre. Avsätt en stund varje dag för att gå igenom missade samtal, meddelanden och sms. Ring upp eller svara med ett kort meddelande.
Dokumentera vad som sades och vad nästa steg är. På så sätt undviker du att tappa bort viktiga kunder och kan successivt förbättra din samtalshantering.
- Schemalägg daglig uppföljningstid.
- Använd en enkel logg för samtal och ärenden.
- Utvärdera varje vecka vad som fungerar.