För företagsmobil hos Tele2 hanteras telefonsvararen med koder och inställningar i Mitt Tele2 Företag. Här är en praktisk genomgång av aktivering, hälsning och avaktivering – samt vad du bör kontrollera för att samtalen inte ska fastna i svararen.
Innehåll
Aktivera och avaktivera telefonsvararen
På en företagsmobil hos Tele2 aktiverar och avlyssnar du telefonsvararen genom att ringa 222. För att spela in eller ändra hälsningen ringer du 223. Avaktivering görs i självbetjäningsportalen Mitt Tele2 Företag. Kontrollera att du är inloggad på rätt abonnemang och att behörigheten omfattar den aktuella mobilen.
Tele2 Växel är en separat tjänst. Om företaget använder växel bör du därför skilja på mobilens inbyggda svarare och växelns egna samtalsflöden.
- Ring 222 för aktivering och avlyssning.
- Ring 223 för att spela in eller ändra hälsning.
- Avaktivera i Mitt Tele2 Företag.
- Tele2 Växel hanteras separat.
Så här sätter du en tydlig företagshälsning
En bra hälsning på företagsmobilen bör vara kort och innehålla företagsnamn, vem som svarar och vad den som ringer kan förvänta sig. Undvik interna skämt och för långa budskap. Spela in i lugn miljö och testa ljudnivån genom att ringa upp numret från en annan telefon.
Om flera personer delar på mobilen kan en gemensam hälsning vara bättre än en personlig. Bestäm i förväg vem som ansvarar för att uppdatera hälsningen vid semester och helger.
- Nämn företagsnamn och eventuell avdelning.
- Håll dig under 20 sekunder.
- Testa ljudet från en extern telefon.
- Uppdatera vid ledighet och helger.
Undvik att viktiga samtal fastnar i svararen
En vanlig fallgrop är att telefonsvararen aktiveras utan att någon ansvarar för att lyssna av. Bestäm en rutin: vem lyssnar av, hur ofta och hur återkopplas meddelanden? För kundintensiva verksamheter kan det vara bättre att stänga av svararen under kontorstid och låta samtalen gå till en bemannad växel eller mobil.
Om ni använder Tele2 Växel kan ni behöva se över om mobilsvararen ska vara avstängd för att undvika dubbel hantering. Dokumentera era val så att nyanställda förstår flödet.
- Utse ansvarig för avlyssning.
- Bestäm svarstider och rutin för återkoppling.
- Överväg att stänga av svararen under kontorstid.
- Undvik dubbel hantering med växel.
Checklista för företagets mobilhantering
Gå igenom följande punkter för varje företagsmobil. Syftet är att skapa en enhetlig och professionell hantering, oavsett om ni har en eller flera anställda med mobil.
Kom ihåg att Tele2 Växel är en separat tjänst. Om ni vill ha en AI-receptionist som tar emot samtal kan det vara värt att testa hur den fungerar tillsammans med befintliga mobilabonnemang och växellösningar.
- Är telefonsvararen aktiverad eller avaktiverad enligt beslut?
- Finns en uppdaterad hälsning?
- Är ansvarig för avlyssning utsedd?
- Är rutinen känd av alla som använder mobilen?
- Har ni testat att ringa numret från en extern telefon?
När telefonsvararen inte räcker till
För verksamheter med hög samtalsvolym eller krav på snabb respons kan en telefonsvarare skapa irritation. Då kan en bemannad svarsservice eller en AI-receptionist vara ett komplement. Menodi är en AI-receptionist som tar emot samtalen när ingen hinner svara.
Innan ni byter lösning: mät hur många samtal som besvaras, hur lång tid återkoppling tar och vilka typer av ärenden som kommer in. Det ger underlag för att avgöra om mobilens svarare räcker eller om ni behöver en mer strukturerad samtalshantering.
- Mät samtalsvolym och svarstider.
- Utvärdera om svararen skapar fler problem än nytta.
- Överväg AI-receptionist eller svarsservice som komplement.
- Testa integrationer innan ni byter.
Källa: Tele2 Företags guide till telefonsvararen. Kontrollera alltid den aktuella informationen där.