En telefonväxel i mobilen kan ge ett professionellt intryck och göra att du lättare nås av viktiga samtal. Här får du en praktisk genomgång av hur det kan fungera och vad du bör tänka på innan du väljer lösning.
Innehåll
Vad menas med telefonväxel i mobilen?
En telefonväxel i mobilen innebär att du använder mobiltelefonen som en del av företagets telefonsystem. I stället för att vara bunden till en fast telefon på kontoret kan du ta emot och ringa samtal via mobilen, ofta med hjälp av en app eller en molnbaserad tjänst. Det gör att du kan vara nåbar även när du är på språng.
Funktionerna varierar beroende på leverantör, men vanligt är att samtal kopplas till en växel som sedan dirigerar dem vidare till rätt person eller mobil. Du kan också ha en gemensam växel för flera anställda, där samtalen fördelas efter turordning eller kompetens.
- Mobilen fungerar som en förlängning av företagets växel.
- Du kan ta emot samtal var du än är, så länge du har täckning.
- Flera kan dela på samma växelnummer.
Så kan en mobil växel fungera i praktiken
När någon ringer till företagets växelnummer kan samtalet dirigeras via en molntjänst eller en app. Beroende på inställningarna kan samtalet ringa till en specifik mobil, till en grupp av mobiler eller till en automatisk svarstjänst. Om ingen svarar kan samtalet gå vidare till en röstbrevlåda.
För att komma igång behöver du ofta välja en leverantör som erbjuder mobil växel, installera en app och konfigurera hur samtalen ska fördelas. Det är också viktigt att testa att ljudkvaliteten är bra och att samtalen inte tappas när du byter mellan wifi och mobilnät.
- Bestäm vilka nummer som ska kopplas till växeln.
- Testa samtalskvalitet i olika nätverk.
- Se över hur vidarekoppling och röstbrevlåda ska fungera.
Checklista innan du väljer lösning
Innan du bestämmer dig för en telefonväxel i mobilen är det klokt att göra en enkel behovsanalys. Tänk igenom hur många samtal ni tar emot per dag, om ni behöver kunna se vem som ringer och om ni vill kunna spela in samtal. Fundera också på om ni behöver integrera växeln med ett ärendehanteringssystem eller CRM.
Begär en tydlig prislista och räkna på totalkostnaden över ett år. Tänk även på att vissa funktioner kan kräva att du tecknar ett längre avtal.
- Antal användare och samtalsvolym.
- Behov av köfunktion, vidarekoppling och röstbrevlåda.
- Krav på integration med andra system.
- Total kostnad inklusive eventuella tilläggstjänster.
- Möjlighet att testa tjänsten innan du binder dig.
Vanliga fallgropar att undvika
En vanlig miss är att inte testa hur växeln fungerar vid dålig täckning. Om mobilnätet är svagt kan samtalet brytas eller låta illa. Se därför till att ha en backup, till exempel en fast telefon eller en annan mobil som kan ta över.
En annan fallgrop är att glömma att informera kunder och samarbetspartners om det nya numret. Om du byter växelnummer kan det ta tid innan alla har uppdaterat sina kontaktlistor. Skicka ut ett meddelande i god tid och lägg uppdaterad information på webbplats och i e-postsignaturer.
Slutligen är det lätt att underskatta hur mycket inställningar som krävs för att få ett professionellt intryck. Testa olika scenarier: vad händer när ingen svarar, när linjen är upptagen och när någon ringer utanför kontorstid.
- Testa samtal i rörelse och i olika nät.
- Ha en reservlösning om mobilen inte fungerar.
- Informera alla berörda i god tid vid nummerbyte.
- Simulera olika samtalssituationer innan lansering.
Exempel på hur en mobil växel kan användas
Ett mindre hantverksföretag kan använda en mobil växel för att låta alla anställda ta emot samtal via sina mobiler. När en kund ringer kopplas samtalet till den som är ledig eller har rätt kompetens. Om ingen svarar kan samtalet gå till en röstbrevlåda.
En konsultfirma kan ha en växel som dirigerar samtal till olika konsulter beroende på ämne. Genom att använda mobilen kan konsulterna vara ute hos kunder utan att missa viktiga samtal. De kan också se missade samtal i en app och ringa upp när de är lediga.
- Hantverkare: samtalsfördelning och röstbrevlåda.
- Konsulter: ämnesbaserad dirigering och uppföljning.
- Butik: växel som kopplar till mobil vid rusningstid.
Att tänka på kring säkerhet och integritet
När du använder mobilen för företagets samtal är det viktigt att tänka på säkerheten. Se till att mobilen har låskod och att eventuella appar för växeln är skyddade. Om du hanterar känsliga uppgifter bör du undersöka hur leverantören hanterar data och var den lagras.
Tänk också på att samtal som spelas in kan behöva hanteras varsamt. Det är klokt att berätta för den som ringer att samtalet spelas in och varför – och att kontrollera vilka regler som gäller för er. Ha en rutin för hur inspelningar lagras och raderas.
- Använd starka lösenord och tvåfaktorsautentisering.
- Kontrollera leverantörens datalagring och raderingsrutiner.
- Informera om inspelning och ha en policy för lagring.